Задача
У компании “N” офисы находятся в разных городах Украины, а специфика подписания договоров предписывает согласовать условия каждого из них с различными службами и отделами и в кратчайшие сроки.
Важно:
- упростить процесс согласования до простых и понятных шагов (статусов), где всё будет интуитивно понятно;
- иметь возможность отслеживать процесс согласования в режиме реального времени, а так же с легкостью находить все подробности согласований, которые были ранее;
- настроить гибкую систему оповещений и тайм-аутов для всех участников согласований;
- составить инструкцию по использованию для всех сотрудников компании.
Решение
Для Компании “N” был создан полуавтоматический процесс согласований договоров со следующими возможностями:
- интуитивно понятный и простой интерфейс с подсказками на каждом этапе согласования;
- оповещения и автоматическая подстановка участников согласования;
- различные сценарии для различных договоров;
- просмотр всех согласований в табличном виде (с возможностью фильтрации) по следующим параметрам: Контрагент, Предмет договора, Сумма договора, Версия договора, Электронная версия(файл), Автор, Дата подачи на согласование, Дата получения оригинала, Сканкопия подписанного договора, и др.
Также, была составлена обучающая инструкция для всех сотрудников компании.