Автоматизация

Автоматизация согласования входящих и исходящих писем

Опубликовано

Задача

Компания «M» ведет регулярную деловую переписку с государственными учреждениями и частными компаниями. Процесс рассмотрения каждого входящего письма и подготовка исходящих писем сугубо регламентирован.

Важно:

  • формировать под каждое письмо группу ответственных лиц с возможность привлекать профильных специалистов;
  • упростить процесс выбора ответственных и процесс согласования до простых и понятных шагов (статусов), где всё будет интуитивно понятно;
  • иметь возможность отслеживать процесс согласования в режиме реального времени, а так же с легкостью находить все подробности согласований, которые были ранее;
  • настроить гибкую систему оповещений и тайм-аутов для всех участников согласований;
  • составить инструкцию по использованию для всех сотрудников компании.

Решение

Для Компании «M» был создан полуавтоматический процесс рассмотрения входящей корреспонденции с выбором сотрудников для подготовки исходящего письма:

  • простой интерфейс с подсказками для входящих и исходящих писем;
  • оповещения и автоматическая подстановка участников согласования;
  • возможно привлекать в процесс профильных специалистов;
  • просмотр всех согласований в табличном виде (с возможностью фильтрации).

Также, была составлена обучающая инструкция для всех сотрудников компании.

Расскажите о вашем бизнесе и мы подготовим интересные решения для вас!