Завдання
Компанія “M” веде регулярну ділову переписку з державними установами та приватними компаніями. Процес розгляду кожного вхідного листа і підготовка вихідних листів суто регламентований.
Важливо:
- формувати під кожен лист групу відповідальних осіб з можливість залучати профільних фахівців;
- спростити процес вибору відповідальних і процес узгодження до простих і зрозумілих кроків (статусів), де все буде інтуїтивно зрозуміло;
- мати можливість відстежувати процес узгодження в режимі реального часу, і так само з легкістю знаходити всі подробиці узгоджень, які були раніше;
- налаштувати гнучку систему оповіщень і тайм-аутів для всіх учасників узгоджень;
- скласти інструкцію з використання для всіх співробітників компанії.
Рішення
Для компанії “M” був створений напівавтоматичний процес розгляду вхідної кореспонденції з вибором співробітників для підготовки вихідного листа:
- простий інтерфейс з підказками для вхідних і вихідних листів;
- оповіщення і автоматична підстановка учасників узгодження;
- можливо залучати в процес профільних фахівців;
- перегляд всіх узгоджень в табличному вигляді (з можливістю фільтрації).
Також, була складена навчальна інструкція для всіх співробітників компанії.
