Задача
Компания “M” ведет регулярную деловую переписку с государственными учреждениями и частными компаниями. Процесс рассмотрения каждого входящего письма и подготовка исходящих писем сугубо регламентирован.
Важно:
- формировать под каждое письмо группу ответственных лиц с возможность привлекать профильных специалистов;
- упростить процесс выбора ответственных и процесс согласования до простых и понятных шагов (статусов), где всё будет интуитивно понятно;
- иметь возможность отслеживать процесс согласования в режиме реального времени, а так же с легкостью находить все подробности согласований, которые были ранее;
- настроить гибкую систему оповещений и тайм-аутов для всех участников согласований;
- составить инструкцию по использованию для всех сотрудников компании.
Решение
Для Компании “M” был создан полуавтоматический процесс рассмотрения входящей корреспонденции с выбором сотрудников для подготовки исходящего письма:
- простой интерфейс с подсказками для входящих и исходящих писем;
- оповещения и автоматическая подстановка участников согласования;
- возможно привлекать в процесс профильных специалистов;
- просмотр всех согласований в табличном виде (с возможностью фильтрации).
Также, была составлена обучающая инструкция для всех сотрудников компании.