Задача
Компания “W” регулярно проводит финансовую аналитику рынка и различные закупки на тендерной основе.
Относительная длительность процессов, и привлечение большого количества участников согласования, регулярно провоцируют следующие проблемы:
- регулярное затягивание сроков;
- отсутствие данных о прогрессе;
- сложность контроля;
- нарушение последовательностей и инструкций;
Важно:
- упростить процесс согласования до простых и понятных шагов (статусов), где всё будет интуитивно понятно;
- иметь возможность отслеживать процесс согласования в режиме реального времени, а так же с легкостью находить все подробности согласований, которые были ранее;
- настроить гибкую систему оповещений и тайм-аутов для всех участников согласований;
- составить инструкцию по использованию для всех сотрудников компании.
Решение
Для Компании “W” был создан процесс согласований со следующими возможностями:
- различные сценарии согласований для различных документов;
- возможность на основании одного ТЗ проводить несколько Тендеров;
- интуитивно понятный и простой интерфейс с подсказками на каждом этапе согласования;
- оповещения и автоматическая подстановка участников согласования;
- просмотр всех процессов в табличном виде (с возможностью фильтрации) по следующим параметрам: Вариант согласования, ТЗ (файл), Версия ТЗ, Тендер (файл), Анализ Рынка (файл), Версия Тендера, Версия Анализа Рынка, Статус согласования, и др.
Также, была составлена обучающая инструкция для всех сотрудников компании.